A transparência é uma característica importante para as EJs tanto para quem as compõe quanto para quem as quer conhecer. Membros precisam saber o que acontece por dentro do próprio barco, pois isso evita problemas de comunicação interna ao mesmo tempo que contribui para o engajamento e sentimento de dono; clientes, por outro lado, precisam ter informações sobre as EJs, porque é isso que constrói a credibilidade e transmite a confiança que o cliente busca na hora de fechar um projeto.
Pensando nisso, a Odisseia traz, neste Por dentro do barco, um bench sobre transparência, mencionando algumas ferramentas e estratégias utilizadas por nós. As primeiras são sobre a transparência para os membros e as últimas sobre a transparência para clientes.
1. Drive compartilhado
O drive compartilhado é uma ferramenta comum a muitas EJs, mas não deixa de ser descartável na hora de mencionar. Ter as pastas de todas as áreas e os documentos disponíveis para todos os membros acessarem é uma forma simples e muito eficiente de contribuir para a comunicação interna e transparência entre os membros.
2. Slack
O Slack é como um WhatsApp profissional e ainda que não seja exatamente uma ferramenta de transparência, seu funcionamento em canais contribui muito para a comunicação interna da EJ. Os canais são como grupos, mas os membros não precisam fazer parte do canal para poder ler todas as mensagens e, então, acessar todas as informações.
Por exemplo: os membros da área de marketing podem ter um canal no slack onde serão feitas as discussões pertinentes, mas se os membros de RH quiserem acessar as discussões, eles podem, e se quiserem acrescentar informações, basta entrar no canal e deixar a mensagem.
Outro aspecto interessante da plataforma é que o Slack se sincroniza a ferramentas de organização, como Google Drive, Trello, entre outros, o que centraliza a dinâmica organizacional da EJ e facilita o manuseio.
3. Informes
Os informes são pequenas mensagens direcionadas a toda a EJ que a Odisseia produz no final de todas as reuniões de área, de diretoria, gerais e quaisquer outras reuniões. É como uma ata, mas curtinha, apenas com informações essenciais e tópicos com informações concentradas, que serve como divulgação das decisões tomadas em reunião, bem como assuntos levantados. Utilizando informes, membros que não participaram da reunião tem acesso ao que foi discutido e membros de áreas diferentes tem uma visão mais macro da EJ, sabendo do que está acontecendo em todas as áreas.
4. Produção de conteúdo (redes sociais e blog)
A produção de conteúdo da EJ é a forma mais fácil do cliente entender o que e como a EJ funciona. As postagens dirão pelo que a EJ se interessa, quais suas opiniões, e, mais importante: vão construir credibilidade e status de autoridade na área de atuação da empresa.
A Odisseia, por exemplo, faz posts de literatura e gramática, que são assuntos relacionados à nossa área de atuação e aos nossos serviços. Cada post tem um objetivo diferente e se relaciona a um serviço distinto, mas, de modo geral, toda a produção de conteúdo revela as razões de existência da Odisseia e as coisas que nós valorizamos como profissionais e como prestadores de serviço.
5. Contato com cliente: como vocês conversam?
O contato direto com o cliente, seja por e-mail, telefone ou outra plataforma, pode ser uma forma interessante de revelar aspectos internos da EJ e contribuir para sua transparência. A maneira de conversar, as informações fornecidas para o cliente e a disponibilidade da equipe de comercial (ou qualquer que seja a área responsável por esse contato) são aspectos que podem revelar o funcionamento da EJ e gerar simpatia do cliente.
Se a equipe precisa consultar diferentes áreas para disponibilizar uma informação para o cliente, por exemplo, por que não dizer isso para ele? A sinceridade pode ser uma ferramenta ótima no contato com o cliente, resultar na aproximação com a EJ e contribuir para a constante comunicação e desenvolvimento da jornada, além de, claro, melhorar a captação e potencialmente o NPS.
E aí, esse post-bench ajudou você? Ajudou a sua EJ? Se sim, ficamos muito felizes, se não, ainda podemos te ajudar! Vem conversar com a gente, vamos nos conectar, discutir melhor esses assuntos, explicar melhor as plataformas, ferramentas, estratégias, e de repente ter novas ideias. A Odisseia está sempre ancorada para quem quiser subir e conhecer a tripulação e o barco.
